Flowchart​ ​คือ​อะไร​ ​และ​ใช้​วิเคราะห์​ ​Business​ ​Process​ ​อย่างไร

Flowchart คือภาพลำดับขั้นตอนและทางเลือกของกระบวนการ ใช้กล่องแทนงาน รูปข้าวหลามตัดแทนการตัดสินใจ และลูกศรแทนทิศทาง เมื่อใช้วิเคราะห์ Business Process ภาพนี้ช่วยให้เห็นว่าข้อมูลผ่านมือใคร รออยู่ตรงไหน และกรณีผิดปกติกลับไปทางใด

เริ่มจากกระบวนการที่เกิดจริง

เลือกจุดเริ่มและจุดจบที่ชัด เช่น “ลูกค้าส่งคำขอ” ถึง “เจ้าหน้าที่ปิดคำขอ” สัมภาษณ์หรือสังเกตคนที่ทำงานจริง แยกกิจกรรมของคนกับกิจกรรมของระบบ แล้ววาดเส้นทางปกติก่อนเพิ่มกรณีข้อมูลไม่ครบ งานซ้ำ หรือผู้อนุมัติไม่อยู่ หากหลายทีมเกี่ยวข้อง ใช้ช่องว่ายน้ำ (swimlane) ระบุผู้รับผิดชอบแต่ละขั้น

ภาพที่ 1: จุดตัดสินใจทำให้เห็นว่ากระบวนการต้องมีทั้งทางผ่านและทางแก้ข้อมูล ไม่ใช่ทางสำเร็จทางเดียว

ตัวอย่างสมมติ: รับงานซ่อม

ลูกค้าส่งปัญหา → เจ้าหน้าที่ตรวจข้อมูล → ถ้าไม่ครบให้ขอเพิ่ม → ถ้าครบให้จัดประเภทและมอบหมาย → ช่างรายงานผล → เจ้าหน้าที่ปิดงาน เมื่อลองวาดอาจพบว่าทั้งฝ่ายขายและเจ้าหน้าที่ต่างคัดลอกข้อมูลลงคนละไฟล์ จุดนี้เป็นโอกาสลดงานซ้ำ แต่ต้องตรวจด้วยข้อมูลจริงก่อนสรุปว่าการทำระบบใหม่จะคุ้มค่า

อ่านภาพเพื่อหาปัญหา

ถามว่าขั้นใดไม่มีเจ้าของ ขั้นใดรอการอนุมัติโดยไม่มีเวลาตอบ ขั้นใดต้องกรอกข้อมูลเดียวกันซ้ำ และเกิดอะไรขึ้นเมื่อทางเลือกหนึ่งไม่ผ่าน ควรบันทึกเวลาหรือจำนวนงานที่พบหากต้องเสนอการปรับปรุง เพราะภาพแสดงโครงสร้างกระบวนการ ไม่ได้พิสูจน์ว่าคอขวดมีขนาดเท่าใด

ใช้ในรายงานอย่างไร

แยกภาพ As-is ของวิธีปัจจุบันกับ To-be ของวิธีที่เสนอ พร้อมเหตุผลของการเปลี่ยนแต่ละจุด ระบุขอบเขตและแหล่งข้อมูลที่ใช้วาด หากภาพ To-be ยังไม่ทดลอง ให้เรียกว่าแบบเสนอ ไม่ใช่ผลปรับปรุงที่เกิดขึ้นแล้ว

อ่าน Flowchart กับ Sequence Diagram และ 5 Diagram สำคัญ หรือดู บริการระบบหลังบ้าน

วิเคราะห์กรณีศึกษาเพื่อนำไปเขียนรายงาน

ลองกำหนดกรณีศึกษาเป็น คำขอซื้ออุปกรณ์ต้องตรวจข้อมูลก่อนส่งอนุมัติ และเขียนขอบเขตให้ชัดว่ามีผู้ใช้กลุ่มใด ข้อมูลใดเข้าสู่ระบบ และต้องการผลลัพธ์อะไร เริ่มจากสภาพก่อนพัฒนา แล้วอธิบายการตัดสินใจที่บทความนี้เกี่ยวข้องโดยใช้ตัวอย่างข้อมูลหรือเหตุการณ์ที่สมมติขึ้นอย่างระบุว่าเป็นตัวอย่าง การกำหนดขอบเขตเช่นนี้ช่วยให้ผู้อ่านแยกหลักการทั่วไปออกจากข้อเท็จจริงของโครงการได้

หลักฐานที่ควรแสดงคือ ผังเริ่มงาน การตัดสินใจ ทางครบและไม่ครบ และจุดสิ้นสุด ควรอธิบายสัญลักษณ์ คำย่อ หรือเงื่อนไขในหลักฐานนั้นให้ผู้อ่านที่ไม่อยู่ในทีมเข้าใจ และบอกว่ามันเชื่อมกับ Requirement ข้อใด ถ้ามีหลายทางเลือก ให้ระบุเหตุผลที่เลือกทางหนึ่งและผลกระทบต่อผู้ใช้ ทีมพัฒนา หรือผู้ดูแลระบบ แทนการเขียนเพียงว่าใช้แนวทางที่ “ดีที่สุด” โดยไม่มีเกณฑ์เปรียบเทียบ

เกณฑ์ประเมินตัวอย่างคือ ทุกทางเลือกนำไปยังผู้รับผิดชอบหรือผลลัพธ์ที่ชัด ส่วนข้อจำกัดที่ต้องระบุคือ Flowchart กระบวนการธุรกิจไม่จำเป็นต้องแสดงการเรียก API ภายใน หากยังไม่ได้ทดลองกับผู้ใช้หรือข้อมูลจริง ให้เขียนว่าเป็นข้อเสนอเชิงออกแบบ ไม่สรุปเป็นผลที่พิสูจน์แล้ว การมีทั้งเกณฑ์และข้อจำกัดช่วยให้รายงานตรวจสอบเหตุผลได้ และเปิดทางให้ผู้อื่นนำกรณีเดียวกันไปทดสอบซ้ำในบริบทของตน

แหล่งข้อมูลประกอบ

• IBM: What is a flowchart? — ความหมายและการใช้วิเคราะห์กระบวนการ
• IBM: What is process analysis? — การใช้ผังกระบวนการเพื่อหาจุดปรับปรุง